Objectif global Remplacer IABAKO par un module interne permettant : une gestion commerciale complète (clients, produits, devis, commandes) une automatisation des flux une réduction des erreurs humaines une adaptation aux spécificités Point d'Ô (B2B, showroom, centrale d'achat) 1. Module CLIENT Objectif Centraliser l'ensemble des informations clients avec une gestion avancée pour les professionnels. Fonctionnalités 1.1 Fiche client Chaque fiche client doit contenir : Type de client : particulier / professionnel Nom de l'entreprise Nom du contact principal Adresse de facturation Adresse de livraison Téléphone E-mail SIRET TVA intracommunautaire Conditions de règlement Mode de paiement Commercial attribué Statut : actif / suspendu / bloqué 1.2 Contacts multiples Pour un client professionnel, il doit être possible d'ajouter plusieurs contacts : Comptabilité Commercial Conducteur de travaux Magasinier Chaque contact doit contenir : Nom / prénom Fonction Téléphone E-mail Rôle 1.3 Encours client Champ : encours client autorisé Fonctionnement : calcul automatique basé sur les commandes en cours et factures non réglées alerte en cas de dépassement possibilité de blocage selon paramétrage 1.4 Historique client Historique des commandes Historique des devis Historique des règlements Historique des incidents Remise commerciale habituelle 2. Module PRODUIT Objectif Gérer les données produits avec suivi commercial et achat. Fonctionnalités 2.1 Fiche produit Référence Nom Description Fournisseur Catégorie Sous-catégorie Statut : actif / inactif 2.2 Tarification Prix d'achat Prix de vente public Prix de vente professionnel 2.3 Marges Marge commerciale public (montant et pourcentage) Marge commerciale pro (montant et pourcentage) Calcul automatique à partir des prix renseignés 2.4 Statistiques Nombre de ventes annuel professionnels particuliers Chiffre d'affaires généré Quantité vendue 3. Module DEVIS Objectif Permettre la création rapide et fiable de devis. Fonctionnalités 3.1 Interface devis Pour chaque ligne : Référence produit Désignation Quantité Prix public Remise Prix de vente 3.2 Gestion des remises Remise automatique pour les clients professionnels Remise basée sur la fiche client Possibilité de modification manuelle selon droits Traçabilité de la remise appliquée 3.3 Transformation du devis Conversion en bon de commande client Conversion en commande fournisseur 4. Module COMMANDE CLIENT Objectif Transformer un devis validé en commande opérationnelle et déclencher les achats. Fonctionnalités 4.1 Génération de commande Création automatique à partir d'un devis validé 4.2 Génération des commandes fournisseurs Identification automatique du fournisseur par produit Regroupement des lignes par fournisseur Création automatique de plusieurs commandes fournisseurs si nécessaire 4.3 Disponibilité produits Pour chaque ligne de commande : Statut : disponible / non disponible Indication de délai (ex : semaine 17) 4.4 Statuts de commande en attente validée commandée fournisseur partielle complète en préparation disponible livrée 5. Module COMMANDE FOURNISSEUR Objectif Gérer les achats et le suivi des commandes fournisseurs. Fonctionnalités 5.1 Gestion des commandes Création automatique depuis commandes clients Modification possible 5.2 Envoi fournisseur Envoi par e-mail Génération PDF Historique d'envoi 5.3 Suivi livraison Date de livraison prévue Statut Commentaires 5.4 Facture fournisseur Import de la facture Association à la commande 5.5 Contrôle des factures Vérification des prix Vérification des quantités Vérification des références Détection d'écarts avec alerte 6. Module PRÉPARATION DE COMMANDE Objectif Sécuriser la préparation des commandes et éviter les erreurs. Fonctionnalités 6.1 Liste de préparation Références produits Quantités demandées Quantités préparées 6.2 Scan des produits Scan code-barres Vérification automatique : correspondance produit correspondance quantité 6.3 Validation de commande Passage au statut commande complète 6.4 Notification client Envoi automatique d'un e-mail lorsque la commande est complète Information de disponibilité 6.5 Commandes incomplètes Affichage des produits manquants Quantités manquantes Indication du délai estimé 7. ÉVOLUTIONS IA / AUTOMATISATIONS AVANCÉES Objectif Ajouter une couche d'intelligence et d'automatisation pour fiabiliser les achats, la réception marchandise et le suivi financier fournisseur. 7.1 Rapprochement automatique commande fournisseur / accusé réception / facture fournisseur Besoin Mettre en place un système intelligent de rapprochement entre : le bon de commande fournisseur généré par le logiciel le bon reçu ou accusé de réception du fournisseur la facture fournisseur finale Fonctionnement attendu Chaque commande fournisseur générée doit être tracée avec un identifiant unique. Une boîte mail dédiée doit être utilisée pour recevoir automatiquement : les accusés de réception fournisseurs les confirmations de commande les factures fournisseurs Le logiciel doit analyser automatiquement les pièces reçues et les rattacher à la bonne commande fournisseur. Le système doit comparer automatiquement : les références les quantités les prix d'achat les délais ou dates annoncées En cas d'écart, une alerte doit être générée pour contrôle humain. Résultats attendus connaître à tout moment les futures factures fournisseurs à régler anticiper la trésorerie fournisseur limiter les oublis de facture réduire les erreurs de saisie et de rattachement avoir une vision claire des commandes passées, confirmées, facturées et restant à facturer Statuts complémentaires à prévoir Pour chaque commande fournisseur : brouillon envoyée reçue par le fournisseur confirmée fournisseur en attente de facture facture reçue facture contrôlée litige / écart à traiter clôturée 7.2 Interface intelligente de réception produit avec attribution dynamique Besoin Créer une interface spécifique à la réception marchandise, pensée pour les arrivages réels en dépôt ou showroom. Fonctionnement attendu Lors du scan d'un produit à la réception : Cas 1 : le produit est attendu dans une ou plusieurs commandes Une fenêtre modale s'ouvre automatiquement. La modale affiche : les commandes clients ou préparations en attente contenant ce produit les quantités demandées le nom du client le statut de la commande l'urgence éventuelle L'utilisateur peut sélectionner à quelle commande attribuer le produit réceptionné. Le stock attribué est alors réservé à la commande choisie. Le statut de la commande ou de la ligne produit se met à jour automatiquement. Cas 2 : le produit n'est attendu dans aucune commande Le produit est intégré automatiquement au stock disponible. Le stock global est mis à jour partout dans l'écosystème : site e-commerce WhatsApp catalogue / canal de vente CRM outil commercial interne autres interfaces connectées Fonctionnalités à prévoir dans l'interface réception Scan code-barres ou référence produit Affichage de la fiche produit réceptionnée Détection automatique du besoin client existant Priorisation possible des commandes urgentes Attribution manuelle ou semi-automatique du produit Mise à jour du stock en temps réel Historique des attributions Traçabilité du réceptionnaire Gestion des réceptions partielles Résultats attendus accélérer le traitement à la réception éviter les erreurs d'attribution améliorer la disponibilité réelle affichée fiabiliser la préparation des commandes clients synchroniser immédiatement l'information stock sur tous les canaux 7.3 Vision cible liée à l’IA À terme, ces automatisations doivent permettre : une lecture automatique des documents fournisseurs un rattachement sans saisie manuelle une anticipation des paiements à venir une réception marchandise assistée par intelligence logicielle une circulation temps réel de l'information dans tout l'écosystème Point d'Ô une réduction forte des tâches administratives répétitives Cahier des charges – Module Logiciel 3D (Conception plan 2d) Objectif Définir les règles de conception du plan 2D pour le logiciel 3D Point d’Ô, en s’appuyant sur un fonctionnement similaire à Blueprint, avec simplification des éléments. 1. Principe de conception Le système de création de plan doit suivre le même principe que Blueprint. L’outil doit permettre une conception simple et rapide des pièces. 2. Gestion des portes Simplification de la gamme : Limitation à 2 à 3 modèles de portes : porte classique (battante) porte coulissante applique / galandage Suppression des autres types de portes (et on supprime les options: poignées chambranle , etc) 3. Éléments supprimés Suppression des lucarnes Suppression des fenêtres rondes 4. Éléments conservés Gestion des formes de pièce Gestion des niches 5. Ajout obligatoire Ajout de la gestion des cloisons Les cloisons doivent être intégrées comme un élément distinct du mur Elles doivent être utilisables librement dans la conception du plan 6. Précision de conception Toutes les dimensions doivent être en millimètres Gestion des angles en degrés Possibilité de définir la hauteur sous plafond 7. Mesures et annotations Possibilité d’ajouter des mesures personnalisées sur le plan Affichage des cotes librement positionnables Possibilité d’ajouter des annotations techniques : texte libre indications spécifiques (ex : contraintes, réservations, points techniques) Les annotations doivent être visibles et liées au plan 8. Résultat attendu Plan technique précis Plan exploitable pour la suite de la conception 3D Cahier des charges – Module Logiciel 3D (Phase 3D) Objectif Définir les fonctionnalités de la phase 3D suivant la conception du plan 2D, incluant l’aménagement, la gestion des catalogues, le rendu et la génération du dossier client. 1. Passage 2D → 3D La phase 3D intervient directement après la conception du plan 2D Le plan sert de base à l’aménagement du projet 2. Gestion des catalogues 2.1 Structure des catalogues Séparation des catalogues en deux catégories : mobilier revêtement 2.2 Gestion des droits Mise en place d’une autorisation administrateur pour : ajouter des catalogues modifier des catalogues 2.3 Gestion des produits Possibilité d’ajouter facilement un produit dans un catalogue Possibilité de modifier un produit existant Mise à jour simple et rapide des données produits 3. Liste de produits (mode visuel) Conservation de l’onglet liste de produits Fonction : permettre d’ajouter des produits dans le projet de manière visuelle sans obligation de chiffrage 4. Rendus 3D 4.1 Rendu fixe Possibilité de générer un rendu 3D HD fixe (photo) Génération du rendu via un prompt IA permettant : la mise en décoration du projet l’amélioration du réalisme un rendu proche d’une prise de vue dans un environnement réel du quotidien (voir pièce jointe " projet sdb bas") 4.2 Rendu immersif Possibilité de générer un rendu 360° 5. Récapitulatif technique Conservation du récapitulatif technique du projet Doit inclure les éléments nécessaires à la compréhension technique du projet 6. Chiffrage et liaison CRM 6.1 Liaison CRM Le chiffrage doit être rattaché au CRM Objectif : éviter les doubles saisies centraliser les données 6.2 Génération de l’offre Possibilité de transmettre une offre de prix directement depuis l’interface 3D 7. Dossier de présentation projet 7.1 Contenu du dossier Le dossier généré doit inclure : rendu photo réaliste documentation commerciale offre de prix 7.2 Type de document Possibilité de sélectionner le type de dossier : cuisine salle de bain 8. Résultat attendu Projet 3D complet et exploitable Génération d’un dossier client prêt à être transmis Liaison fluide entre conception, chiffrage et CRM Cahier des charges – Module Écosystème & Vision globale Point d’Ô Objectif global Positionner Point d’Ô comme le fournisseur de référence des artisans, en s’appuyant sur : la rapidité la proximité l’aide à la vente L’objectif est d’être connecté en permanence aux clients professionnels, au-delà du CRM et du logiciel 3D. 1. Connexion client et canal de commande 1.1 Objectif Permettre aux clients professionnels de commander de manière simple, rapide et naturelle. 1.2 Catalogue produit via WhatsApp Mise en place d’un catalogue produit technique accessible via WhatsApp Le client doit pouvoir : consulter les produits voir les prix sélectionner des produits passer commande 1.3 Expérience utilisateur L’expérience doit être fluide et intuitive La commande doit se faire de manière naturelle, comme : un échange de messages un SMS à un contact 1.4 Intégration CRM Toute commande passée via WhatsApp doit : être intégrée automatiquement dans le CRM créer ou alimenter une commande client Objectif : aucune ressaisie traitement immédiat 2. Accès client aux documents (API site web) 2.1 Objectif Permettre aux clients d’accéder en autonomie à leurs documents commerciaux. 2.2 Documents disponibles Devis Factures 2.3 Fonctionnalités Mise à disposition via le site web (connexion client) Accès via API aux données CRM Consultation en temps réel 2.4 Validation de commande Possibilité pour le client de : valider un devis directement en ligne La validation doit : déclencher la transformation en commande être synchronisée avec le CRM 3. Gestion des modes de paiement client professionnel 3.1 Cas 1 : paiement par le client professionnel Le client professionnel règle directement la commande La remise professionnelle est appliquée automatiquement 3.2 Cas 2 : paiement par le client final Le client final règle la commande La remise peut être : appliquée non appliquée (selon choix du client professionnel) 3.3 Gestion de la cagnotte Lorsque le client final paie sans bénéficier de la remise : la différence entre : le prix public le prix professionnel est créditée dans une cagnotte client professionnel 3.4 Suivi de la cagnotte La cagnotte doit être : calculée automatiquement mise à jour en temps réel Le client professionnel doit pouvoir : consulter son solde à tout moment suivre les mouvements (historique) 4. Résultat attendu Relation client renforcée Commande simplifiée et rapide Centralisation automatique des flux dans le CRM Autonomie client sur ses documents Outil d’aide à la vente intégré pour les artisans Suivi clair et automatisé des avantages financiers (cagnotte)